Guía paso a paso para la estrategia de adquisición de embalajes

Debido a las presiones económicas y a la competencia nacional e internacional, las empresas buscan oportunidades para reducir costos y ser eficientes. Una buena estrategia de adquisición de envases le ayudará a lograr ambos objetivos. Esta guía le mostrará cómo desarrollar una estrategia de adquisición de envases que mejore la eficiencia operativa y reduzca costos, a la vez que facilita el desarrollo de productos.

¿Qué es el embalaje de adquisiciones?

La adquisición de embalajes implica la adquisición o el suministro de materiales y servicios de embalaje para satisfacer las necesidades de una empresa. La adquisición de embalajes va más allá de la simple compra de cajas o envoltorios; abarca factores como la funcionalidad, el coste y la sostenibilidad del material de embalaje.

El embalaje también es un factor importante para la protección del producto, el cumplimiento normativo en los envíos, la visibilidad de la marca y la experiencia general del consumidor. La estrategia de adquisición de embalajes busca identificar los requisitos específicos de sus productos y, posteriormente, determinar el material y el proveedor más adecuados para lograrlos al mejor precio.

Paso 1. Evaluar las necesidades de embalaje y el presupuesto

El primer paso en cualquier estrategia de adquisición de embalajes es evaluar sus necesidades de embalaje. Para ello, tómese un momento para evaluar los productos que vende, incluyendo su tamaño, fragilidad y cualquier requisito especial de manipulación.

Por ejemplo, ¿son susceptibles a los cambios de temperatura o a la humedad? ¿Requieren protección de embalaje o el producto es lo suficientemente resistente como para enviarse con opciones de embalaje más sencillas? Estas consideraciones determinarán qué materiales de embalaje son adecuados para sus productos.

Tras evaluar sus necesidades de embalaje, conviene revisar su presupuesto. Tenga en cuenta que controlar los costes es importante para el embalaje, pero el objetivo final no es solo reducirlos, sino también garantizar que el embalaje proteja claramente sus productos, refleje adecuadamente su marca y permita una logística eficaz. Planifique su presupuesto en consecuencia, estimando tanto los costes directos del embalaje (materiales, mano de obra) como los indirectos (envío, almacenamiento).

Paso 2. Elija los materiales de embalaje adecuados

Seleccionar los materiales de embalaje adecuados es fundamental para proteger sus productos y, a la vez, ser rentable. El material seleccionado dependerá del producto y del envío. Aquí tiene algunas opciones:

• Cajas de cartón : adecuadas para muchos productos, incluidos productos electrónicos, ropa, etc. Puede seleccionar cajas de correo corrugado o cajas de cartón de pared simple, según el peso del producto.
  
  

• Sobres de burbujas : Ideales para artículos pequeños y frágiles, como joyas o aparatos electrónicos. Los sobres de burbujas a granel son ligeros y ofrecen protección, lo que los hace perfectos para enviar productos pequeños.
  
  

• Sobres de polietileno : Ideales para productos ligeros y resistentes, como ropa o materiales promocionales. Son económicos, impermeables y duraderos, lo que proporciona una protección fiable durante el envío, independientemente del producto.

Elija materiales de embalaje que se ajusten a su presupuesto y con cuya calidad esté satisfecho. Si la sostenibilidad forma parte de la filosofía de su marca, considere materiales de embalaje ecológicos.

Paso 3. Pruebe y evalúe las opciones de embalaje

Evaluar y probar sus alternativas de embalaje es fundamental para garantizar la entrega segura de sus productos al cliente. Es recomendable probar los materiales de embalaje para ver cómo responden a la tensión, el peso y los impactos.

Por ejemplo, con artículos frágiles, observe las pruebas de caída para confirmar que el embalaje protege adecuadamente el producto durante el envío.

Si le preocupa el medio ambiente de las alternativas de embalaje, es fundamental evaluar los riesgos ambientales asociados a ellas, si es posible. Determine si su embalaje es reciclable, biodegradable o reutilizable.

Paso 4. Investigar proveedores de embalajes

Una vez que haya elegido los materiales, deberá buscar proveedores de confianza que suministren embalajes que cumplan con sus requisitos. Los mejores proveedores tienen un historial de entrega de materiales de calidad a tiempo. Además, siempre querrá proveedores que puedan crecer con su negocio, lo que implicará adaptaciones a sus necesidades.

La selección de proveedores implicará consideraciones relacionadas con el plazo de entrega, el precio, el tamaño mínimo de los pedidos y la oferta de soluciones personalizadas. Forjar una relación sólida con sus proveedores le ayudará a garantizar suministros de alta calidad a los mejores precios y con entregas puntuales.

Paso 5. Negociar con los proveedores

Si quiere que el proveedor sea su mejor aliado, negociar es fundamental para garantizar el mejor precio posible. Si pide embalajes en grandes cantidades, incluso podría obtener descuentos. Considere negociar las condiciones de pago o cerrar un contrato más largo para mantener el precio fijo.

Informe a sus proveedores sobre sus necesidades específicas de embalaje para que puedan ofrecerle opciones más personalizadas, como cajas especiales o embalajes con características de protección. Además, podría ahorrar mucho dinero a largo plazo si desarrolla sus habilidades de negociación.

Paso 6. Optimizar el proceso de embalaje

Otra forma de ahorrar en costos de empaquetado es mejorar y simplificar su flujo de trabajo. Primero, revise su proceso de empaquetado actual. ¿Tiene cuellos de botella durante el empaquetado, el etiquetado o incluso durante el almacenamiento? ¿Su personal necesita capacitación o podría beneficiarse de capacitación adicional sobre sus futuras prácticas de empaquetado?

En segundo lugar, puede reducir los costos de mano de obra automatizando algunos procesos, especialmente en las partes de la operación donde se ensamblan o etiquetan las cajas. Podría valer la pena optimizar los pasos de empaque para que su operación sea más rápida; por ejemplo, preempaquetando algunos artículos para que el ensamblaje sea más rápido, o intentando usar empaques que requieran menos sellado y precintado que otras opciones.

Tener un flujo de trabajo bien organizado y desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP) puede prevenir errores y ahorrar tiempo durante momentos críticos de empaquetado.

Paso 7. Supervisar y revisar el rendimiento del embalaje

Tras desarrollar e implementar su estrategia de adquisición de embalajes, debe realizar un seguimiento de las métricas y evaluar el rendimiento de sus embalajes periódicamente. Utilice sus registros para registrar los costos de embalaje, los daños del producto, los comentarios de los clientes y los plazos de entrega. La evaluación de estas métricas determinará si el embalaje cumple con las expectativas y si tiene oportunidades de mejora.

Por ejemplo, si observa que el producto sufre más daños durante el transporte, es hora de reconsiderar el tipo de materiales que utiliza o cambiar la forma de embalarlos. Asimismo, si determina que su embalaje no cumple con las expectativas del cliente, por ejemplo, en cuanto a presentación o imagen de marca, le conviene investigar opciones de embalaje personalizado.

Considerar el rendimiento del embalaje de forma continua le ayudará a adaptarse a posibles mejoras en la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.

Preguntas frecuentes

¿Qué material de embalaje es mejor para enviar artículos frágiles?

Los clientes suelen usar sobres acolchados para enviar artículos frágiles como aparatos electrónicos y cristalería. Gracias a su material acolchado, proporcionan la tan necesaria protección, reduciendo el riesgo de rotura durante el transporte.

¿Puedo utilizar el mismo embalaje para todos mis productos?

Aunque muchos optan por usar el mismo embalaje para todos sus productos, es importante considerar la variación del reciclaje según las necesidades específicas de cada artículo. Por ejemplo, los productos frágiles necesitan mayor protección de embalaje que los productos ligeros, que no la requieren.

¿Cómo puedo reducir los costos de embalaje sin comprometer la calidad?

Los costos de empaque pueden reducirse comprando materiales de empaque al por mayor o en múltiples pedidos. Como alternativa, las empresas pueden comparar proveedores y negociar pedidos, usar materiales de empaque más livianos y optimizar su empaque al optimizar el proceso general (tiempo y costos de mano de obra).

¿Qué debo buscar en un proveedor de embalajes?

Un proveedor de embalaje con materiales de alta calidad, entregas fiables y puntuales, precios razonables y soluciones personalizadas es ideal. Idealmente, un proveedor comprende sus objetivos a largo plazo y está dispuesto a colaborar con usted para impulsar el crecimiento de su negocio.

Conclusión

Contar con una estrategia de adquisición de embalajes completa y bien organizada es fundamental para el éxito de una organización. Comprender sus necesidades específicas de embalaje, seleccionar materiales, probar alternativas y trabajar con proveedores de confianza ayudará a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y, al mismo tiempo, mantener un alto nivel de protección del producto y satisfacción del cliente. La supervisión y el ajuste periódicos de su estrategia de embalaje le proporcionarán una ventaja continua en un entorno en constante evolución.